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Fixer un cadre pour collaborer avec fluidité avec son client

Marie-Hélène Mioche
January 18, 2023

Ça y est, vous avez signé pour LA mission de vos rêves : intérêt, rémunération, délais… Sur le papier, tout y est pour faire battre votre petit cœur de freelance. 

Et si vous preniez quelques instants pour bien poser le cadre de votre collaboration… Histoire que le conte de fée ne se transforme pas en cauchemar ! À faire aussi bien sûr si la mission n’est pas folichonne ou si votre alerte "potentiel client relou " se met à clignoter !

Découvrez comment définir et partager un cadre de collaboration avec vos clients (ou de repères si le mot “cadre” vous évoque un endroit contraignant et bloqué) permet de diminuer voire éviter les frustrations et autres agacements et fluidifier vos relations, pour que vos missions se passent au mieux. 

Pourquoi définir un cadre ?

Le cadre c’est un ensemble de règles explicites et implicites, qui sont collectives (le code de la route), familiales (le coup de fil dominical aux parents ou grands-parents) et personnelles (le rapport au temps et au retard). Si cela semble contraignant, paradoxalement, poser un cadre apporte la liberté d’agir et de créer. Sans cadre, difficile de savoir ce qu’on peut / ne peut pas faire et de quelle latitude on dispose.

Dans le monde pro, il aide à faire comprendre son mode de fonctionnement, créer les bases de la confiance et surtout définir ce qui marche, ce qui ne marche pas, pour l’autre et pour soi et d’aborder la relation avec plus de sérénité.

Les gens en retard sans prévenir vous font vriller ? Plutôt que de ruminer et d’être (déjà) sur les nerfs avant que le rendez-vous commence, partagez votre besoin d’avoir de la visibilité, cela pourra vous éviter une charge mentale et émotionnelle inutile !  

Voici quelques conseils pour définir votre cadre, le poser et le rappeler quand c’est nécessaire. Si un cadre efficace et respecté se co-construit, prenez l’habitude de proposer  le vôtre en premier ; faire des ajustements sur son propre cadre est bien plus simple que se voir imposer un autre ! 

Comprendre votre cadre

Trois dimensions peuvent définir un cadre pro : 

Construisez votre cadre 

À vous de jouer maintenant pour fixer vos propres règles. 

La collab rêvée / la collab d’enfer

Prenez quelques instants pour vous rappeler une mission qui s’est (super) bien passée (ou celle dont vous rêvez) et notez pourquoi en répondant à ces quelques questions ; gardez bien en tête que ce qui vous intéresse ici c’est le relationnel et le mode de fonctionnement, au-delà de l'intérêt du taf ou la rémunération. 

Au tour maintenant de la mission de l’enfer (vous savez celle où vous vous dites PLUS JAMAIS ÇA ou vivement que ça se termine) ? 

Pensez aux éléments suivants pour guider votre réflexion : les moyens d’échange, la manière de se parler, d’interagir, la disponibilité et la réactivité (celle du client et la vôtre), le format des documents d’échange, les retours clients… 

Comment je fonctionne ? 

Maintenant, posez-vous ces quelques questions : 

Mon cadre ou comment je veux travailler 

Reprenez vos notes et résumez-les autour des axes suivants, en posant de manière claire les “je veux” et aussi “je ne veux pas” et vos raisons. Rappelez-vous, c’est OK de ne pas être flexible ou de ne pas tout accepter dans une collaboration. 

Ci-dessous, à titre d’illustration, quelques éléments de mon cadre à moi dans mes missions de conseil en marketing et communication.  

Pour chacun des éléments, réfléchissez aussi à ce qui est important pour vous ; cela sera en quelque sorte le chapeau global de votre cadre.

Partagez votre cadre (avec souplesse !) 

Ça y est, vous avez défini vos repères. Il est maintenant temps de les partager ; pour qu’un cadre soit compris il faut l’expliciter. Si pour vous les messages audio c’est NO WAY, et que votre interlocuteur ne le sait pas, il y a de fortes chances que vous soyez agacé par défaut quand il vous en envoie un… Mais qu’il continue à le faire ! 

Au début de votre collaboration, prenez le temps d’échanger clairement sur ce sujet et gardez en tête qu’on comprend mieux quand on nous explique les raisons, l’intention et le sens. Laissez vos contacts réagir sur chaque item et si vous n’êtes pas en phase, repartez de votre besoin pour trouver un terrain d’entente. 

Un rappel à l’écrit peut s’avérer efficace… Surtout quand (ou si, soyons optimiste !) vous allez devoir recadrer 🙂

Recadrez (toujours avec souplesse)

Cela fait quelque temps que vous collaborez avec un client et vous sentez que ça dérape. 

Ça dérape oui, mais avant de recadrer, interrogez-vous d’abord : 

Le dérapage est-il contrôlé ? Ça titille votre cadre, mais au final ça n’est pas si inconfortable pour vous et vous décidez de passer outre car l’essentiel de la relation vous convient. Dans ce cas un simple rappel peut faire son effet. Au détour d’une conversation, rappelez les règles mises en place au départ.

La situation devient pesante, crée trop de charge mentale, nuit à la relation, à votre implication ou à la qualité de votre travail, il est temps de tirer le signal d’alarme.
Pour cela, 

  1. Notez factuellement ce qui déroge à vos accords : dans quelles circonstances, quel comportement, quelle conséquence pour vous 
  2. Proposez un échange dédié, pour éviter de caler cette conversation entre la poire et le fromage et lui donner l’importance qu’elle mérite
  3. Soyez direct, éviter de tourner autour du pot et partagez votre préoccupation avec un feedback version COIN qui permet de poser factuellement les choses :

Restez ouvert aux suggestions de votre interlocuteur car il est rare qu’on bouscule un cadre pour le simple plaisir de le faire… C’est plus certainement pour répondre à un nouveau paramètre dont vous n’avez pas (encore) connaissance ! 

Parce que finalement un cadre, c’est aussi et surtout synonyme de dérogation, d’évolution (et de rabâchage :)

 

Marie-Hélène Mioche

Ce qui me guide au quotidien dans mon métier de coach ? Donner une place juste aux émotions dans le monde professionnel. Au cours de mes années en entreprise, puis en indépendante, j’ai expérimenté à de nombreuses reprises ceci : lorsque les émotions sont niées dans la sphère professionnelle, elles trouvent toujours leur chemin pour émerger, voire nous submerger, surtout par des moyens détournés et peu recommandés !

Avoir une bonne dose d’intelligence et de maturité émotionnelles est essentiel pour bien vivre son quotidien pro, d’autant plus quand on est freelance.

Vous avez envie d’explorer et de travailler votre rapport à vos émotions, de développer votre confiance en vous et votre intelligence émotionnelle pour vivre de manière plus sereine votre indépendance pro ? Retrouvez mes offres ici ou prenez RDV pour découvrir comment je peux vous accompagner et en venant de la part de crème de la crème, bénéficiez de 15% de remise sur mes ateliers et formations. 

Site web : https://www.mhmioche.com/freelance 

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