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Freelance : le guide ultime pour travailler moins, mais mieux

Floriane Bobée
April 14, 2022

Travailler moins, mais mieux, c'est l'objectif de beaucoup de freelances.

C'est d'ailleurs très souvent parce que l'on cherche plus de flexibilité dans notre rythme de travail que l'on se lance à son compte. Pourtant, dans les faits, le slow-freelancing concerne assez peu de personnes. Une grosse partie des freelances travaillent d'ailleurs bien plus que les salariés.

Pourquoi se retrouve-t-on aussi souvent débordé en tant que freelance ?

Malgré notre quête de liberté et notre désir de flexibilité, quand on démarre, on fait souvent des choix qui nous mettent en difficulté. Tout simplement parce qu'on a très souvent peur de mal faire. Alors très rapidement, on peut avoir tendance à vouloir être sur tous les fronts :

Un comble, non ?

Au bout de quelques années, on commence peu à peu à prendre du recul, et à se rendre compte qu'il serait temps de ralentir pour profiter pleinement des avantages de la vie de freelance. Mais on peut facilement se sentir piégé par cette succession de choix, et avoir des difficultés à changer ses habitudes. Fort heureusement, rien n'est irrémédiable. Voici donc comment chaque freelance peut dès demain, commencer à travailler mieux, mais moins.

 

1) Reposer les bases de son business

Préciser son positionnement

Une partie importante de la fatigue du freelance vient souvent de la diversité de ses missions. Accepter en permanence des missions dont le contenu est très différent peut être épanouissant si vous aimez toucher à tout, c'est certain. Malheureusement, cela réclame également de développer en permanence des compétences très différentes et diffuses, et de ne jamais vraiment développer de zone de confort dans son expertise. Cela force également à passer d'un sujet à l'autre dans une même journée, ce qui exige une gymnastique mentale importante, et réclame beaucoup d'énergie. Nicher son expertise et ses prestations peut donc être une excellente stratégie, pour plusieurs raisons :

 

Ajuster son TJM

Le fait de se positionner comme un expert très pointu dans un domaine a un autre avantage non négociable : celui de pouvoir augmenter son TJM. Il va sans dire que plus votre TJM sera élevé, plus il sera envisageable pour vous de travailler moins : soit en prenant davantage de jours de repos dans la semaine, soit en prenant davantage de vacances dans l'année, soit les deux.

Plusieurs questions demeurent : quand augmenter sonTJM ? De combien peut-on l'augmenter sans faire fuir ses clients ? Comment justifier l'augmentation de son TJM ?

Le TJM peut être augmenté chaque fois que vous passez un nouveau palier d'expertises. Une d'expertise supplémentaire justifie l'augmentation de votre tarif. Un changement significatif de vos compétences (formation intensive, maîtrise d'une compétence rare, certification) peut par ailleurs justifier une augmentation plus importante de votre TJM – jusqu'à 15% par exemple. Cette augmentation se justifie aussi bien par le besoin d'amortir le coût de votre formation que par la proposition d'une prestation de qualité supérieure, ou d'une expertise supplémentaire.

 

2) Mettre la relation client au service de sa productivité

La qualité de votre relation client est un pilier fondamental de votre productivité. Pour une relation client de qualité, il est primordial d'avoir une approche de la relation client à 360°.

 

Bien qualifier ses clients

En entrepreneuriat, nous le savons tous : la clé de la réussite n'est pas d'être amoureux de son service ou de son produit, mais de tomber amoureux de ses clients. Travailler avec des clients qui sont sur la même longueur d'ondes que vous est essentiel pour réussir à poser les bases d'une relation client à la fois saine, agréable, et efficace. Pour cela, il est important de qualifier vos clients, autant qu'ils se chargeront de vous qualifier avant de débuter la collaboration ! Pensez donc à poser toutes les questions qui comptent pour vous avant de démarrer :

Le but est de réussir dès le début à vous projeter dans une collaboration efficace, dans laquelle vous avancerez rapidement et minimiserez les points de friction. Vos clients vous ouvrent les portes de leur environnement. Et leur environnement sera bientôt VOTRE environnement de travail. Il est capital d'y prêter attention pour s'assurer que cet environnement correspond à ce que vous attendez de votre Qualité de Vie au Travail.

 

Bien qualifier chaque besoin du client

Rien de pire pour un freelance que de repasser sur un travail déjà terminé. On est donc tous d'accord sur le fait que nous voulons absolument éviter cela, pour éviter les journées à rallonge.

Un travail bien fait est un travail sur lequel vous aurez peu, voire aucune repasse.

Pour s'assurer cela, soignez votre process de démarrage. Ne démarrez jamais un projet avant d'être sûr et certain de l'ensemble des éléments dont vous aurez besoin pour avancer. Je conseille ici d'avoir un process clé en main à utiliser systématiquement en début de mission. Pour cela vous pouvez par exemple rédiger un document template à utiliser pour tous vos clients, qui regroupera :

Selon votre domaine d'expertise, vous pouvez également réaliser une petite partie de la mission et demander un feedback très tôt avant d'aller plus loin, pour faire valider votre approche au client. Plus ce feedback aura lieu tôt, plus vous réduirez les points de friction en ayant la possibilité de vous ajuster très rapidement pour mieux coller à ses attentes. Par exemple, si vous êtes rédacteur web, pensez toujours à faire valider le style sur 300 mots, avant de vous lancer dans une série d'articles à 1000 mots chacun.

Une règle capitale à retenir : ne présupposez rien, ne présumez pas à la place du client. Seul votre client sait ce qu'il veut, et vous êtes à son service pour comprendre son besoin et y répondre.

Posez des questions et clarifiez tout dans les moindres détails.

  1. La qualité de votre écoute détermine la qualité de votre brief client.
  2. La qualité de votre brief client détermine l'adéquation de travail par rapport aux besoins du client.
  3. L'adéquation de votre travail aux besoins du client détermine sa satisfaction.
  4. Sa satisfaction détermine votre temps de travail total sur la mission.

CFQD.

 

Comment faire des calls et réunions ultra-efficaces ?

La réunionite est notre pire cauchemar quand on souhaite maîtriser son temps de travail et avoir des horaires raisonnables.

Comment veiller à rendre chaque call utile et efficace?

Si vous avez bien qualifié votre client, vous tomberez normalement dans une entreprise qui partage votre vision de l'efficacité et cherchera tout comme vous à limiter les points de friction. L'important est donc d'être solidaires et de communiquer sur les solutions qui vous conviennent le mieux à tous, pour :

Vous pouvez vous inspirer de la checklist ci-dessous afin de vous assurer que la réunion sera à la fois efficace et utile. Idéalement, les éléments suivants doivent être réunis :

Si vous travaillez main dans la main avec votre client pour cadrer vos réunions aussi précisément, vous gagnerez bien plus que quelques heures ! Car avec l'ensemble de ces éléments :

 

Comment gérer efficacement le traitement de ses mails ?

La gestion des mails est souvent un autre point douloureux et chronophage de nos journées. Pourtant, il possible de minimiser le stress ressenti et le temps passé à traiter ses mails, toujours en gardant à l'esprit que vous partagez avec votre client un intérêt commun : l'efficacité dans la recherche de solutions, pour faire correctement avancer votre projet.

Je n'aborderai pas ici les règles de classement des mails.

Pour être tout à fait honnête, toutes les personnes que j'ai vu utiliser ce genre de règles sont très loin d'être celles qui ont la gestion de mails la plus efficace. Très souvent, les règles de classement amènent plus de désorganisation qu'autre chose et conduisent très souvent à oublier, purement et simplement, de répondre à une grosse partie de ses mails. Pour moi, ce n'est pas le but, et cela n'est pas comme cela que je conçois une gestion des mails efficace. Ce qu'on veut ici, c'est un équilibre entre la diminution de la charge mentale, et la qualité de la relation client. Et d'après moi, cet équilibre se trouve avant tout dans deux éléments :

Concernant le process, on peut retenir quelques éléments-clés, qui paraîtront évidents, mais que tout le monde est très loin de respecter :

Sur la forme, quelques éléments à retenir :

 

3) Définir une organisation personnelle ultra-carrée

L'organisation personnelle est un élément-clé de votre efficacité au travail. C'est en améliorant constamment votre organisation que vous pourrez, peu à peu, travailler moins, mais mieux. Plusieurs pistes peuvent ici vous aider.

 

Élaborer un planning efficace

La planification est au cœur de votre efficacité. Partez duprincipe que tout ce qui n'est pas dans votre agenda n'existe pas. Pour la planification, je ne conseille qu'un seul outil : Google Calendar. La plupart des clients utilisent Calendar pour leurs réunions, il est donc préférable d'utiliser Calendar pour votre organisation personnelle afin d'être certain d'avoir tout au même endroit. Voici quelques règles qui peuvent considérablement aider à l'élaboration d'un planning efficace :

→ Le jaune pour la création de contenu et la prospection ;

→ Le vert pour tous mes RDV ;

→ Le rouge pour les tâches urgentes, à faire absolument dans la semaine (il n'y en a jamais plus de 3) ;

→ Le violet pour les tâches administratives (dont certaines tâches mises de manière récurrente, pour ne pas oublier de me verser mon salaire, de payer mes charges, de payer mon comptable, etc.) ;

→ Le rose pour les activités personnelles (sport, coiffeur, médecin, etc.) ;

→ Le bleu pour tout le reste (les zones bleues sont importantes, mais pas urgentes, et peuvent très souvent être replanifiées d'une semaine à l'autre).

En ce qui me concerne, tout ce qui n'est pas fait enfin de journée n'est jamais urgent. Puisqu'il est tout à fait logique de commencer chaque journée par les urgences. Et qu'une "urgence" qui tombe en fin de journée est rarement une vraie urgence (en tout cas quand on n'est ni médecin, ni pompier, ni policier). Il n'y a donc aucune raison de finir tard le soir : ce qui n'est pas fini, sera fait le lendemain (ou la semaine suivante).

 

Optimiser ses process personnels

Tous vos process doivent contribuer à limiter les points de friction. Un process qui vous prend du temps et ne vous en refait pas gagner derrière est à éliminer. Il n'y a rien de pire qu'avoir trop de process, y compris au niveau de son organisation personnelle. L'objectif est de trouver un système qui vous convient, et qui pallie à tous vos points faibles.

Pour trouver des process efficaces, commencez-donc par vous demander où sont vos points faibles :

Chercher à copier l'organisation des autres est souvent une mauvaise idée. Il y a cependant parfois des sources d'inspiration qui peuvent nous aider. À ce titre, je travaille en ce moment sur l'élaboration d'une boîte à outils, ainsi que d'un template Notion complet pour centraliser l'organisation du travail du freelance. 

 

Maximiser sa concentration en phase de deep work

La recette de votre succès et de la qualité de votre travail repose aussi, en très grande partie, sur la concentration que vous parvenez à avoir en phase de deep work. Le deep work consiste à ne se laisser distraire par aucun élément extérieur pour être sûr d'avancer sur vos tâches de fond.

Cela signifie :

Votre ordinateur est le premier élément direct de votre environnement de travail. L'organisation de vos fichiers, de vos onglets, de vos applications, est capitale pour vous offrir à vous-même les meilleures conditions de travail possibles. Au-delà de ça, le deep work exige également de s'immerger dans un environnement physique favorable à notre concentration, où nous serons assurés de ne pas être sollicités, ni dérangés par la pollution sonore.

 À ce titre, ne vous forcez pas à travailler en openspace si vous avez besoin de silence pour vous concentrer. Travailler dans le bruit peut être un cauchemar pour certaines personnes (hypersensibles, hyperacousiques, autistes), et pour l'immense majorité des personnes, la pollution sonore n'est pas un point de détail : c'est une vraie source de stress, de déconcentration et d'épuisement.

 Assurez-vous d'éclaircir ces points suffisamment tôt avant de débuter une collaboration chez un client qui attend de vous une présence dans ses locaux, pour vous assurer que vous aurez des conditions de travail favorables.

Ces quelques pistes vous donneront en principe des clés très actionnables pour commencer dès demain à diminuer votre temps de travail.

Si vous souhaitez m'aider dans l'élaboration d'une boîte à outils et du template Notion idéal du freelance, je vous invite à remplir ce Google Form, qui m'aidera à analyser collecter un maximum de données : Cela vous permettra également d'être prévenu quand ce template sera prêt.

 

Floriane Bobée, Zen Factory, Spécialiste en gestion du stress et du surmenage chez les entrepreneurs et managers

Mail : contact@zen-factory.com

Site : https://zen-factory.com

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